Ты можешь иметь деньги, можешь не иметь денег, но если у тебя есть друзья и теплые контакты, у тебя будет все.
Этот инсайт я выделила за две недели до дня Х и теперь повторяю его всем близким. Поскольку Вікна стали мне семьей, то и читатели Вікон — близкие сердцу люди. Поэтому и с тобой поделюсь!
Это не будет привычный текст за структурой. Я буду избегать формальных оборотов и стараться говорить так, будто сижу напротив тебя за столом своей кухни и делюсь впечатлениями от прожитого.
Этот материал для меня особенный. Потому что никогда раньше я не очеловечивала себя так открыто, как здесь. Как стать организатором мероприятия без опыта, инсайты и важные заметки — читай дальше в материале для vikna.tv.
Я до сих пор не верю, что это произошло
Идея создания Словолюбов возникла на фоне мыслей о собственной реализации. Я работаю, стараюсь помогать со сборами для ВСУ, иногда открываю вспомогательные банки, но этого — недостаточно.
Когда-то давно я посещала литературники и квартирники. Но во Львове мне этого не хватало. Поэтому концепция была готова уже за несколько минут размышлений: блок со стихами, блок с музыкой, ярмарка и еда.
Желание реализовать что-то свое, но быть “к мету” и полезной для войска, создало Словолюбов.
Мои друзья долго не могли собрать 200 тыс. грн на покупку эвакуационного авто для 2 батарейки 2 артиллерийского дивизиона 156 ОМБр. Так что я решила помочь именно им, открыв вспомогательную банку на 100 тыс. грн.
Таким, каким проект увидели гости 16 августа, его делала целая команда моих друзей, где каждый и каждая имели свою сферу ответственности и экспертизы.
Скажу прямо: пока идея живет только в твоей голове, отказаться от нее очень легко. Ты не чувствуешь ответственности, потому что этот замысел пока не приобрел никакой физики.
Но если ты поделишься этим с кем-то еще — считай, пути назад нет.
Первой этим я поделилась со своей близкой подругой Вероникой. Когда-то нас познакомили Вікна, а потом рабочие тропы разделились. Но дружба от этого только укрепилась.
Во-первых, для меня было очевидно, что именно Ника поддержит любую мою инициативу. А во-вторых, она работает с бизнесами и в сфере коммуникаций, поэтому это +1 покрытая сфера будущего проекта.
Естественно, она согласилась. И я ей за это искренне благодарна.
Через некоторое время мы поняли, что вдвоем не справимся. Начался путь набора команды, и именно в тот период жизнь подбрасывала мне полезные знакомства с талантливыми и приятными людьми.
Так в проекте появилась графический дизайнер Тамила. В дальнейшем ее работа постоянно привлекала пользователей, наш дизайн хвалили, он запоминался.
Напоследок мой близкий друг Станислав, с которым дружба длится еще с моей средней школы, согласился стать коммуникационным менеджером. И я ни разу не пожалела, что распределила роли в команде именно так.
Потому что когда мне, вспыльчивой, уже срывало крышу, Стас мог спокойно и приятно отвечать на сотни ежедневно возникающих вопросов.
Поэтому я считаю, что правильный выбор команды гарантирует тебе успех в деле. Трудности будут, но их легче проходить бок о бок с людьми, которые уже хорошо тебя знают.
Едва ли не самым большим вызовом для меня стал совершенно новый опыт — руководительницы. И коннотация этого слова — не должность, а кураторские и коммуникационные обязанности, которые предусматриваются в таком случае.
Еще один важный инсайт, который я осознала благодаря такому опыту: ошибки ничего не говорят о человеке, но то, как он на них реагирует, красноречивее всех слов.
Когда я нервничала, могла резко отвечать. Но потом всегда за это просила прощения. В конце концов это спасло не только наш проект, но и личностные отношения.
Как стать организатором мероприятия: инструкция
Очевидно, я шучу — никакой инструкции не существует. Но как человек, уже получивший такой опыт, могу уверенно заявить: браться за организацию чего-то масштабного стоит только тогда, когда ты чувствуешь в себе избыток энергии и инициативы.
Особенно если это касается финансовых обязательств.
Так что Совет №1. Смело иди в организацию чего угодно, если чувствуешь в себе силу и ресурс.
От идеи в моей голове до реализации Словолюбов прошло чуть больше четырех месяцев. За это время я столкнулась только с двумя форс-мажорными ситуациями: когда первая локация в одностороннем порядке расторгла договор аренды и отменила наше мероприятие на своей территории, а также за две недели до события фотограф сообщила, что не сможет быть на мероприятии.
Обе ситуации подводят меня к выводам:
- если бы не мой ресурс, организм не смог бы мобилизоваться и быстро в течение двух дней найти и новую локацию, и фотографа;
- больше никаких договоренностей “на словах”. Даже если это твои знакомые, оформляй рабочие отношения и обязательства документально.
Отсюда и Совет №2: форс-мажоры точно будут, в этом ничего критичного нет. Главное — знать, к кому обратиться в случае экстренной необходимости.
Я очень боялась, что во время самого мероприятия что-нибудь пойдет не по плану А. Не заработает аппаратура. Пойдет дождь. Не соберутся люди. Бизнесы, представленные на ярмарке, будут чем-то недовольны.
Я беспокоилась этим так сильно, что у меня ухудшился сон. Могла просыпаться ночью оттого, что в голове калейдоскоп из мыслей: “Что делать, если…”; “Куда идти, когда..?”; “Сначала надо это, а потом…”.
К счастью, все переживания были тщетны. Во время мероприятия не произошло абсолютно ничего непредсказуемого и критичного. Но за неделю до происшествия я осознала: ничего такого и не случится. Потому что я все подготовила.
А если что-то и произойдет, я знаю немало людей, которые могут помочь.
Совет №3 будет касаться денег и финансовых обязательств. Мы с командой понимали, что покрывать себестоимость мероприятия придется самостоятельно, из собственных зарплат и сбережений. Ведь 100% прибыли уходило напрямую на сбор.
Вероника сразу же предложила искать спонсора. Мы делали это впервые, поэтому шли на ощупь. По понятным причинам девять из десяти отказали. Потому что у нас не было опыта.
Но в десятый раз повезло. Тоже не без помощи теплых контактов.
Человек, согласившийся частично покрыть наши расходы, — меценат, который просто верит в украинскую молодежь.
Богдан Иосифович во время личной встречи увидел, наверное, двух очень нервных (но я — больше, чем Вероника) молодых девушек, иногда заговаривающихся и нервно пьющих воду, когда замирает неудобная пауза.
Но в конце он сказал: “Берегите друг друга, потому что вы — как два гребца одной лодки. Одна должна грести вправо, а другая — влево, чтобы лодка шла вперед, а не вертелась на одном месте”.
Так что еще один вывод: лучше довериться человеку, который вам ближе по ценностям. Это касается и спонсоров, и членов команды.
Финансовая часть проекта обязывает тебя в документальной отчетности. К счастью, мне помогла другая моя подруга, Мария. Без ее юридических консультаций было бы труднее.
Поэтому Совет №4: не пренебрегай документацией. Это правильно. Это придает вес твоим словам и намерениям. Деньги должны быть перечислены, распределены, а все действия зафиксированы на бумаге.
Далее последует краткий список, не требующий объяснений, но эти пункты важно учитывать во время организации своего мероприятия.
- Планируй организацию заранее — что нужно сделать, кто за это ответственен, конечные сроки готовности и т.д.
- Распредели звенья ответственности так, чтобы не проверять работу за каждым членом команды. Для удобства можно настроить вспомогательные программы с треккингом задач: Trello, Notion и т.д. Я также еженедельно слала в групповой чат список задач с распределением, кто за что ответственен и с указанным дедлайном у каждого задания.
- Уважай свое и чужое личное время. Заблаговременно договорись об этом с командой. Да, обычно подобные проекты делаются во внерабочее время и в будни может не хватать свободных часов на это. Но лучше делать дни тишины в чатах, чтобы все могли восстановиться.
- Не откладывай последние этапы подготовки. Действительно, здесь не работает правило “все в последний день”. Я благодарна себе, что пыталась сделать некоторые задачи раньше времени, чтобы за два-три дня иметь возможность подготовиться к важному дню морально и физически.
- Не пренебрегай возможностью личных социальных сетей. Когда мы начали активно рекламировать мероприятие, заказывали рекламу в популярных каналах с событиями в городе. К моему удивлению, оттуда на событие пришло всего 3% посетителей. 81% — с наших личных страниц в Instagram.
- Верь в себя и собственную цель! Откровенно, это тот опорный столбец, который держал меня в сложные периоды подготовки.
Сейчас, оглядываясь на весь пройденный путь, я с уверенностью могу сказать: мы сделали это на голову выше, чем планировали. И я бы точно согласилась на эту авантюру снова.
Вполне возможно, что так и будет. Потом. А пока я дописываю этот текст и искренне радуюсь, что мы, совместно с партнерами и просто неравнодушными, собрали более 100 тыс. грн для армейцев из 156 ОМБр.
Присоединиться к банке можешь и ты, ведь конечная цель — 200 тыс. грн на приобретение эвакмобиля.
Материалы из цикла Собственный опыт могут помочь тебе в решении неотложных вопросов или познании интересного и нового. Раньше мы рассказывали тебе, как это — жить на две страны и к чему быть готовым украинцам в Чехии.
Больше видео? Не вопрос! Эксклюзивы, интервью, смешные Shorts и не только – скорее на Youtube Вікон. Твой уютный канал!