На работе можно успевать больше при меньших усилиях. Соответственно — и результаты лучше, и у тебя есть личная жизнь. Мы записали пять советов, как этого добиться. Попробовали на практике, потому убеждены, что такие инструменты качественно работают.
Эти идеи наиболее полезны для офисных команд, а также их руководителей. Речь об аналитической, креативной и технической сферах деятельности. А еще пригодится фрилансерам и тем, кто на аутсорсе.
Прочитай. Сохрани себе или даже распечатай и прикрепи на стене в офисе. Не забывай, как брать от работы больше.
Важно:
Мы написали “инструкции” по нескольким книгам и ежедневно воплощаем их в жизнь.
Но прежде всего мы взяли информацию из книги Удовольствие от работы Брюса Дэйсли, поэтому добавим несколько сочных цитат.
Брюс Дейсли: писатель, эксперт по формированию и улучшению рабочего климата, ведущий британского бизнес-подкаста Eat Sleep Work Repeat, отвечал за развитие Twitter в Европе, на Ближнем Востоке и Африке, руководил YouTube UK, работал в британском офисе Google, в Emap/Bauer и Capital radio. Об улучшении трудового процесса пишет для Harvard Business Review, The Guardian и Washington Post, а также консультирует их коллективы.
Переработка убивает креатив, какой бы творческой личностью ты ни был. Увеличение рабочего времени не приносит пользы. Наука подтверждает, что, согласно закону убывающей отдачи, одно из первых последствий переработки — ухудшение творческого воображения, свежести решений.
Выгорая, мы попадаем в состояние “негативного аффекта”. Он превращает любимую деятельность в ненависть. Доказано, что из-за плохого самочувствия мы перестаем любить свою работу.
Две цитаты из книги о работе банкиров:
— Теперь мне приходится работать гораздо больше, и мне редко приходит в голову что-то оригинальное.
— Неудивительно, что голодные игры рабочих нагрузок в банке требуют постоянной смены игроков (работников). Используй и выброси.
Зачастую прокрастинация — это результат истощения. Лучше не кори себя за бездействие, а попробуй осознать, не слишком ли перегружена твоя нервная система.
Совет. Лучше меньше часов в день, но посвятить это время интенсивной вдумчивой работе. Сконцентрированная деятельность в течение четырех часов более эффективна, чем показательные восемь. Дай ответ: сколько часов из восьми ты работаешь максимально круто?
Если ты шеф, сколько времени в течение дня твоя команда действует на результат? Не зря говорят, что нужно работать не восемь часов, а головой. Кстати, согласно принципу Парето, именно 20% деятельности из 100% дают 80% результата. Есть смысл задуматься и проанализировать свою ежедневную продуктивность.
Коммуникация нон-стоп = более низкая эффективность и быстрое выгорание. Что делаешь в первую очередь после пробуждения? Еще в постели проверяешь рабочие письма и чатики?
И уже стресс, ведь в телефоне не всегда хорошие новости, а если нейтральные — все равно же офисные. По дороге на работу пролистываешь рабочие сообщения? А по пути домой?
А где твой смартфон вечером, когда готовишь ужин или отдыхаешь где-нибудь с друзьями? А перед сном как? Засыпаешь под мелодию рабочего чата? А личная жизнь у тебя есть? Ответь себе: когда полностью абстрагируешься от рабочей рутины? Так бывает?
Говорят, что люди ВСЕГДА работали много. Однако раньше не было смартфонов, миллиона чатов в Viber, WhatsApp, Telegram и постоянного доступа к рабочей коммуникации. Все же люди работали восемь часов.
А в переписках с коллегами ты “включен” большую часть суток: до начала рабочего дня, дома и в транспорте, на беговой дорожке и в кафе с друзьями, после работы, и даже в постели. Да, ты не в офисе, но мозг работает и получает стресс.
Цитата из книги:
— Сегодня мы чувствуем тревогу как никогда, а все потому, что основная часть нашей жизни, то есть работа, стала более напряженной. Конечно, все предыдущие поколения тяжело работали, но последние два подверглись невозможности разделять рабочее и личное время. Поэтому чувствуют бремя ответственности постоянно проверять, нужна ли их помощь.
Но есть ли настоятельная потребность постоянно и моментально реагировать на все “тут-тук” смартфона? Безусловно, есть ситуации, когда это обязательно.
Но для проверки всех сообщений достаточно выделять отдельные промежутки времени. Например, один час до обеда и один после. Иначе весь день просидишь в чатах, а свою работу не сделаешь.
Если тебе сложно прекратить непрерывно быть на связи, то всегда помни, что время вне восьмичасового рабочего дня не оплачено.
Постоянная коммуникация заставляет нас выгорать и наносит вред, делая невозможным чувствовать себя счастливыми.
Кстати, Брюс Дэйсли критикует также чрезмерное количество офисных совещаний, которые не всегда эффективны, однако отнимают немало времени и энергии.
Совет. Организуй себе и коллегам диджитал-детокс. Хотя бы до работы и после. А идеально — также по выходным или хотя бы в воскресенье. Сделай эксперимент: не заходи в телефон, к примеру, до 10 утра. Отследи свои эмоции.
А попробуй еще с вечера субботы до утра понедельника. Это совершенно новые ощущения. В одном из иностранных банков работникам во время отпуска строго-настрого запрещено читать рабочую почту, и что-то в этом есть.
До сих пор модно кичиться мультитаскингом, мол, несколько дел одновременно — это ультрадейственно. Это действительно работает в рутинных делах: готовим завтрак, слушаем подкаст, одеваемся.
Но как насчет умственной деятельности, требующей максимальной концентрации и оперативного результата без ошибок? Если ты можешь качественно и быстро писать финансовый отчет, дизайнить пост для соцсетей и вдумчиво проверять рабочую почту, тогда поздравляем!
Но это исключение. Если такое возможно, то работа растянется на день и не факт, что будет качественной. Наука опровергает феномен мультизадачности, так как постоянное переключение внимания истощает мозг и мы все делаем гораздо медленнее и чаще ошибаемся.
Более того: сознанию нужно время, чтобы переключиться между задачами.
Цитата из книги Софи Лерой, преподавательницы бизнес-школы:
Людям следует перестать думать об одном деле, чтобы полностью перенести свое внимание на другое и хорошо с ним справиться. Результаты указывают на то, что людям сложно перестать думать о незавершенной задаче, поэтому выполнение следующей проблематично.
По словам Лерой, когда мы резко переключаемся с одной задачи на другую, например, ответить на рабочее письмо, а затем подготовить презентацию, — образуется “остаток внимания”. Мы все еще невольно думаем, правильно ли сформулировали свой ответ в письме и когда получим фидбек от босса.
В итоге тратим больше времени и менее усердно выполняем следующее задание. Некоторые исследователи даже предполагают, что внутренний режим многозадачности снижает IQ на десять баллов.
У тебя бывает так, что постоянно переключаешься и не можешь сконцентрироваться на одной задаче? Результат? Нет результата. Вокруг — разговоры с коллегами, чатики, музыка, чай/кофе, листаешь ленту, мечтаешь о чем-то. А работа не делается, а если и делается, то очень медленно и нерадостно.
А теперь представь себя в потоке одной важной задачи, и она всецело тебя увлекла, что не оторваться. И как результат — радость и хорошая самооценка от круто выполненной задачи (которая конвертируется в деньги). Да, этого можно достичь, главное — выработать дисциплину.
Выключить уведомления на телефоне и заставить себя постоянно работать 20 минут, не отвлекаться, дойти до часа-полтора. И дальше — тебя уже не остановить.
— Постоянные перерывы и отвлечения побуждают нас чувствовать, что мы успеваем делать меньше, чем должны. И это оказывает серьезное влияние на нашу самооценку. Психолог Тереза Амабайл, основательно исследовавшая эту сферу, выяснила, что люди испытывают удовольствие от работы, когда уверены, что добились успехов в чем-то: не продрались сквозь кучу имейлов, а сосредоточились на важной задаче.
Сконцентрироваться на одной задаче — это словно поток.
— Венгерско-американский психолог Михай Чиксентмихаи так описывает поток: полное погружение в деятельность. Эго исчезает. Время летит. Каждое действие, движение и мысль возникают непосредственно из предыдущих, как звуки джаза. Ты полностью включен и максимально используешь свои навыки.
Психолог Тереза Амабайл с командой после изучения 9000 рабочих дневников пришла к выводу: участники обычно радовались дням, когда считали, что совершили значительный прогресс в определенной деятельности.
В такие дни, обычно в одиночестве, наступали моменты рабочего настроения, когда все мысли наконец-то объединялись в одно целое.
Как вспоминал один из участников опроса:
— Наилучший момент дня наступал тогда, когда … я смог сосредоточиться на проекте и не делать перерывов. Раньше я так часто отвлекался на пустые разговоры, что не мог ничего довести до конца. В конце концов мне приходилось выходить в другую комнату, чтобы закончить работу в тишине.
Совет. Тишина и спокойствие помогают достичь потока, благодаря потоку мы получаем прогресс, благодаря прогрессу — удовольствие.
Когда у тебя самый высокий уровень продуктивности, вдохновения? Если утром, то актуально узнать о принципе “утро монаха”. Однако его можно трансформировать в “обед” или “вечер”, это зависит от твоих графиков, биоритмов.
Обычно руководители или партнеры по бизнесу назначают встречи/совещания на первую половину дня. Если у тебя после этого есть задачи, требующие максимальной концентрации внимания, легко ли тебе их выполнить?
А если поступить наоборот? Допустим, в первой половине дня у тебя высокая умственная продуктивность, усидчивость, суперсосредоточенность. Возможно, именно утром следует выполнить самую сложную рабочую задачу, которую делаешь самостоятельно, без команды.
Специалисты по тайм-менеджменту называют это “съесть лягушку” — воплотить самый сложный пункт плана дня, требующий максимального умственного включения. А дальше — все дела легко. Попробуй, проверь.
В книге Удовольствие от работы рекомендуют устраивать “утро монаха”, причем для всех: топ-менеджеров, менеджеров среднего звена и для команды.
“Утро монаха” — это выполнение самой важной задачи дня без отвлечений. В одиночку. Без звонков и электронной почты, без чатов и соцсетей.
Писатель и ученый Кел Ньюпорт предлагает собственную версию понятия потока — “углубленная работа”. Он описывает ее, как выполнение профессиональной деятельности в состоянии сосредоточенности без отвлечений, полностью используя свои умственные способности. И у него есть полезный совет, как этого добиться.
— Я наблюдаю, что все больше предпринимателей, особенно генеральные директора маленьких стартапов, практикуют так называемый утренний режим монаха. Они говорят: “Всем известно, что я доступен с 11:00 или с обеда — до этого времени я никогда не хожу на встречи и не отвечаю на электронные письма и телефонные звонки”. Их организации привыкли к тому, что первая половина дня предназначена для углубленной работы. А вторая — для всего остального.
Этот подход созвучен с советом психолога Амабайл — применять смешанную рабочую модель, разделяя время на тишину и общение.
Почему бы тебе не предложить своей команде, что например, каждую среду и каждую пятницу ты будешь приходить в офис с 11:00 или после обеда, а до того времени будешь работать дома.
Попробуй хотя бы дважды в неделю посвятить работе час-два или даже три часа непрерывных усилий. Старайся не отвлекаться и не прерываться, пока находишься в “режиме монаха”. Выключи звук на телефоне, все уведомления, выйди с электронной почты.
Записывай все, что тебе удалось достичь в режиме монаха, чтобы убедить скептиков в своей продуктивности. Если утренний подход тебе не помог — попробуй другое время.
Если твои дни станут продуктивнее, ты будешь радоваться, ведь больше успевать при меньших усилиях — это движение в карьере, это доказательство твоей профессиональной экспертизы, в конце концов, это деньги.
Кто-то говорил, что кайф от работы начинается тогда, когда она систематична и когда ты хорошо ее знаешь. Благодаря этому у тебя не будет возникать чувство потерянного времени, о котором мы недавно писали.
P.S. Мы верим, что эта статья полезна тебе, а мы готовим еще несколько материалов о том, как работать с удовольствием и всегда иметь креативные идеи.
А еще у Вікон есть крутой Telegram и классная Instagram-страница.Подписывайся! Мы публикуем важную информацию, эксклюзивы и интересные материалы для тебя.