На работе можно успевать больше при меньших усилиях. Соответственно — и результаты лучше, и у тебя есть личная жизнь. Мы записали пять советов, как этого добиться. Попробовали на практике, потому убеждены, что такие инструменты качественно работают.

Эти идеи наиболее полезны для офисных команд, а также их руководителей. Речь об аналитической, креативной и технической сферах деятельности. А еще пригодится фрилансерам и тем, кто на аутсорсе.

Прочитай. Сохрани себе или даже распечатай и прикрепи на стене в офисе. Не забывай, как брать от работы больше.

Важно:

Мы написали “инструкции” по нескольким книгам и ежедневно воплощаем их в жизнь.

• Как привести дела в порядок, Дэвид Аллен;
• Доброе утро каждый день, Джеф Сандерс (не путать с Магия утра);
• Книга о потерянном времени, Лора Вандеркам;
• 80/20, Ричард Кох.

Но прежде всего мы взяли информацию из книги Удовольствие от работы Брюса Дэйсли, поэтому добавим несколько сочных цитат.

Брюс Дейсли: писатель, эксперт по формированию и улучшению рабочего климата, ведущий британского бизнес-подкаста Eat Sleep Work Repeat, отвечал за развитие Twitter в Европе, на Ближнем Востоке и Африке, руководил YouTube UK, работал в британском офисе Google, в Emap/Bauer и Capital radio. Об улучшении трудового процесса пишет для Harvard Business Review, The Guardian и Washington Post, а также консультирует их коллективы.

1

Работать больше часов — не равно лучше

Переработка убивает креатив, какой бы творческой личностью ты ни был. Увеличение рабочего времени не приносит пользы. Наука подтверждает, что, согласно закону убывающей отдачи, одно из первых последствий переработки — ухудшение творческого воображения, свежести решений.

Выгорая, мы попадаем в состояние “негативного аффекта”. Он превращает любимую деятельность в ненависть. Доказано, что из-за плохого самочувствия мы перестаем любить свою работу.

Две цитаты из книги о работе банкиров:

— Теперь мне приходится работать гораздо больше, и мне редко приходит в голову что-то оригинальное.

— Неудивительно, что голодные игры рабочих нагрузок в банке требуют постоянной смены игроков (работников). Используй и выброси.

Зачастую прокрастинация — это результат истощения. Лучше не кори себя за бездействие, а попробуй осознать, не слишком ли перегружена твоя нервная система.

Совет. Лучше меньше часов в день, но посвятить это время интенсивной вдумчивой работе. Сконцентрированная деятельность в течение четырех часов более эффективна, чем показательные восемь. Дай ответ: сколько часов из восьми ты работаешь максимально круто?

Если ты шеф, сколько времени в течение дня твоя команда действует на результат? Не зря говорят, что нужно работать не восемь часов, а головой. Кстати, согласно принципу Парето, именно 20% деятельности из 100% дают 80% результата. Есть смысл задуматься и проанализировать свою ежедневную продуктивность.

2

Как смартфон стирает грань между рабочей и личной жизнью

Коммуникация нон-стоп = более низкая эффективность и быстрое выгорание. Что делаешь в первую очередь после пробуждения? Еще в постели проверяешь рабочие письма и чатики?

И уже стресс, ведь в телефоне не всегда хорошие новости, а если нейтральные — все равно же офисные. По дороге на работу пролистываешь рабочие сообщения? А по пути домой?

А где твой смартфон  вечером, когда готовишь ужин или отдыхаешь где-нибудь с друзьями? А перед сном как? Засыпаешь под мелодию рабочего чата? А личная жизнь у тебя есть? Ответь себе: когда полностью абстрагируешься от рабочей рутины? Так бывает?

Говорят, что люди ВСЕГДА работали много. Однако раньше не было смартфонов, миллиона чатов в Viber, WhatsApp, Telegram и постоянного доступа к рабочей коммуникации. Все же люди работали восемь часов.

А в переписках с коллегами ты “включен” большую часть суток: до начала рабочего дня, дома и в транспорте, на беговой дорожке и в кафе с друзьями, после работы, и даже в постели. Да, ты не в офисе, но мозг работает и получает стресс.

Цитата из книги:

— Сегодня мы чувствуем тревогу как никогда, а все потому, что основная часть нашей жизни, то есть работа, стала более напряженной. Конечно, все предыдущие поколения тяжело работали, но последние два подверглись невозможности разделять рабочее и личное время. Поэтому чувствуют бремя ответственности постоянно проверять, нужна ли их помощь.

Но есть ли настоятельная потребность постоянно и моментально реагировать на все “тут-тук” смартфона? Безусловно, есть ситуации, когда это обязательно.

Но для проверки всех сообщений достаточно выделять отдельные промежутки времени. Например, один час до обеда и один после. Иначе весь день просидишь в чатах, а свою работу не сделаешь.

Если тебе сложно прекратить непрерывно быть на связи, то всегда помни, что время вне восьмичасового рабочего дня не оплачено.

Цитата из книги:

Постоянная коммуникация заставляет нас выгорать и наносит вред, делая невозможным чувствовать себя счастливыми.

Кстати, Брюс Дэйсли критикует также чрезмерное количество офисных совещаний, которые не всегда эффективны, однако отнимают немало времени и энергии.

Совет. Организуй себе и коллегам диджитал-детокс. Хотя бы до работы и после. А идеально — также по выходным или хотя бы в воскресенье. Сделай эксперимент: не заходи в телефон, к примеру, до 10 утра. Отследи свои эмоции.

А попробуй еще с вечера субботы до утра понедельника. Это совершенно новые ощущения. В одном из иностранных банков работникам во время отпуска строго-настрого запрещено читать рабочую почту, и что-то в этом есть.

3

Многозадачность истощает, эффективнее — задача за задачей

До сих пор модно кичиться мультитаскингом, мол, несколько дел одновременно — это ультрадейственно. Это действительно работает в рутинных делах: готовим завтрак, слушаем подкаст, одеваемся.

Но как насчет умственной деятельности, требующей максимальной концентрации и оперативного результата без ошибок? Если ты можешь качественно и быстро писать финансовый отчет, дизайнить пост для соцсетей и вдумчиво проверять рабочую почту, тогда поздравляем!

Но это исключение. Если такое возможно, то работа растянется на день и не факт, что будет качественной. Наука опровергает феномен мультизадачности, так как постоянное переключение внимания истощает мозг и мы все делаем гораздо медленнее и чаще ошибаемся.

Более того: сознанию нужно время, чтобы переключиться между задачами.

Цитата из книги Софи Лерой, преподавательницы бизнес-школы:

Людям следует перестать думать об одном деле, чтобы полностью перенести свое внимание на другое и хорошо с ним справиться. Результаты указывают на то, что людям сложно перестать думать о незавершенной задаче, поэтому выполнение следующей проблематично.

По словам Лерой, когда мы резко переключаемся с одной задачи на другую, например, ответить на рабочее письмо, а затем подготовить презентацию, — образуется “остаток внимания”. Мы все еще невольно думаем, правильно ли сформулировали свой ответ в письме и когда получим фидбек от босса.

В итоге тратим больше времени и менее усердно выполняем следующее задание. Некоторые исследователи даже предполагают, что внутренний режим многозадачности снижает IQ на десять баллов.

4

Радость рабочего потока

У тебя бывает так, что постоянно переключаешься и не можешь сконцентрироваться на одной задаче? Результат? Нет результата. Вокруг — разговоры с коллегами, чатики, музыка, чай/кофе, листаешь ленту, мечтаешь о чем-то. А работа не делается, а если и делается, то очень медленно и нерадостно.

А теперь представь себя в потоке одной важной задачи, и она всецело тебя увлекла, что не оторваться. И как результат — радость и хорошая самооценка от круто выполненной задачи (которая конвертируется в деньги). Да, этого можно достичь, главное — выработать дисциплину.

Выключить уведомления на телефоне и заставить себя постоянно работать 20 минут, не отвлекаться, дойти до часа-полтора. И дальше — тебя уже не остановить.

Цитата из книги:

— Постоянные перерывы и отвлечения побуждают нас чувствовать, что мы успеваем делать меньше, чем должны. И это оказывает серьезное влияние на нашу самооценку. Психолог Тереза Амабайл, основательно исследовавшая эту сферу, выяснила, что люди испытывают удовольствие от работы, когда уверены, что добились успехов в чем-то: не продрались сквозь кучу имейлов, а сосредоточились на важной задаче.

Сконцентрироваться на одной задаче — это словно поток.

Цитата из книги:

— Венгерско-американский психолог Михай Чиксентмихаи так описывает поток: полное погружение в деятельность. Эго исчезает. Время летит. Каждое действие, движение и мысль возникают непосредственно из предыдущих, как звуки джаза. Ты полностью включен и максимально используешь свои навыки.

Психолог Тереза ​​Амабайл с командой после изучения 9000 рабочих дневников пришла к выводу: участники обычно радовались дням, когда считали, что совершили значительный прогресс в определенной деятельности.

В такие дни, обычно в одиночестве, наступали моменты рабочего настроения, когда все мысли наконец-то объединялись в одно целое.

Как вспоминал один из участников опроса:

— Наилучший момент дня наступал тогда, когда … я смог сосредоточиться на проекте и не делать перерывов. Раньше я так часто отвлекался на пустые разговоры, что не мог ничего довести до конца. В конце концов мне приходилось выходить в другую комнату, чтобы закончить работу в тишине.

Совет. Тишина и спокойствие помогают достичь потока, благодаря потоку мы получаем прогресс, благодаря прогрессу — удовольствие.

5 

“Утро монаха”

Когда у тебя самый высокий уровень продуктивности, вдохновения? Если утром, то актуально узнать о принципе “утро монаха”. Однако его можно трансформировать в “обед” или “вечер”, это зависит от твоих графиков, биоритмов.

Обычно руководители или партнеры по бизнесу назначают встречи/совещания на первую половину дня. Если у тебя после этого есть задачи, требующие максимальной концентрации внимания, легко ли тебе их выполнить?

А если поступить наоборот? Допустим, в первой половине дня у тебя высокая умственная продуктивность, усидчивость, суперсосредоточенность. Возможно, именно утром следует выполнить самую сложную рабочую задачу, которую делаешь самостоятельно, без команды.

Специалисты по тайм-менеджменту называют это “съесть лягушку” — воплотить самый сложный пункт плана дня, требующий максимального умственного включения. А дальше — все дела легко. Попробуй, проверь.

В книге Удовольствие от работы рекомендуют устраивать “утро монаха”, причем для всех: топ-менеджеров, менеджеров среднего звена и для команды.

“Утро монаха” — это выполнение самой важной задачи дня без отвлечений. В одиночку. Без звонков и электронной почты, без чатов и соцсетей.

Писатель и ученый Кел Ньюпорт предлагает собственную версию понятия потока — “углубленная работа”. Он описывает ее, как выполнение профессиональной деятельности в состоянии сосредоточенности без отвлечений, полностью используя свои умственные способности. И у него есть полезный совет, как этого добиться.

— Я наблюдаю, что все больше предпринимателей, особенно генеральные директора маленьких стартапов, практикуют так называемый утренний режим монаха. Они говорят: “Всем известно, что я доступен с 11:00 или с обеда — до этого времени я никогда не хожу на встречи и не отвечаю на электронные письма и телефонные звонки”. Их организации привыкли к тому, что первая половина дня предназначена для углубленной работы. А вторая — для всего остального.

Этот подход созвучен с советом психолога Амабайл — применять смешанную рабочую модель, разделяя время на тишину и общение.

Почему бы тебе не предложить своей команде, что например, каждую среду и каждую пятницу ты будешь приходить в офис с 11:00 или после обеда, а до того времени будешь работать дома.

Попробуй хотя бы дважды в неделю посвятить работе час-два или даже три часа непрерывных усилий. Старайся не отвлекаться и не прерываться, пока находишься в “режиме монаха”. Выключи звук на телефоне, все уведомления, выйди с электронной почты.

Записывай все, что тебе удалось достичь в режиме монаха, чтобы убедить скептиков в своей продуктивности. Если утренний подход тебе не помог — попробуй другое время.

Если твои дни станут продуктивнее, ты будешь радоваться, ведь больше успевать при меньших усилиях — это движение в карьере, это доказательство твоей профессиональной экспертизы, в конце концов, это деньги.

Кто-то говорил, что кайф от работы начинается тогда, когда она систематична и когда ты хорошо ее знаешь. Благодаря этому у тебя не будет возникать чувство потерянного времени, о котором мы недавно писали.

P.S. Мы верим, что эта статья полезна тебе, а мы готовим еще несколько материалов о том, как работать с удовольствием и всегда иметь креативные идеи.

А еще у Вікон есть крутой Telegram и классная Instagram-страница.
Подписывайся! Мы публикуем важную информацию, эксклюзивы и интересные материалы для тебя.