Фото Pexels С началом COVID-19 многим пришлось познакомиться с искусством видеовстреч. Полномасштабная война переместила в онлайн-вселенную еще больше сотрудников разных профессий. Казалось бы, это хороший выход из сложной ситуации, однако общение и рабочая коммуникация в онлайне, к сожалению, далеко не во всех компаниях на должном уровне. Это провоцирует не только межличностные недоразумения, но и замедляет рабочий процесс, что в результате влияет на жизнедеятельность фирмы или компании. Советами, как комфортно устроить онлайн-коммуникацию и сделать ее эффективным помощником в работе, поделилась операционный директор в компании Wezom Academy Александра Стеценко. Думаешь, проблем нет? Что не так с видеовстречами Для большинства звучит странно, что такой удобный вариант коммуникации, как видеовстречи, может оказаться тем, что мешает эффективной работе. Чтобы выяснить, как все на самом деле, Американская консалтинговая компания Korn Ferry провела опрос около 2000 человек, постоянно участвующих в рабочих видеовстречах. Результаты показали: 51% опрошенных считают, что частые обсуждения рабочих вопросов требуют слишком много времени и отвлекают от непосредственной работы; 6% признаются, что тратят более десяти часов в неделю на непродуктивные видеовстречи и звонки. 15% тратят на такую коммуникацию пять-десять часов в неделю. 34% тратят около двух-пяти часов в неделю. Еще 34% — около одного-двух часов в неделю. Кроме того, что видеовстречи занимают много времени, они могут откровенно раздражать участников. Этому способствуют: Технические проблемы, плохое качество видео и звука. Задержки во времени. Когда большинство участников уже ждут встречи, а она по каким-то причинам не начинается. Если ты понимаешь, что не успеваешь провести ее в указанное время, сообщи об этом другим заранее. Выход за установленные временные рамки. Важно не превышать установленный временной лимит встречи, ведь у других участников есть свой график и планы — не нарушай их и рассчитывай время. Постоянные переносы и изменения во времени. Все участники встречи должны спланировать свой график так, чтобы попасть на звонок. Каждый перенос заставляет перекраивать график, что провоцирует раздражение. Отсутствие понятной и целесообразной цели встречи. Ставь четкую цель и доводи ее до сведения всех участников. Позаботься о том, чтобы все понимали, зачем организован звонок, какие вопросы будут решаться, какая информация нужна от участников и какова цель обсуждения. Несмотря на все эти недостатки, дистанционная работа остается выигрышным вариантом для многих компаний и сотрудников. Прежде всего, это вопрос безопасности для жизни, ведь в Украине все еще продолжается полномасштабная война. Однако такой формат имеет огромные шансы остаться и после нашей победы. Именно поэтому проблему с плохой эффективностью видеовстреч следует решать, а не откладывать на лучшие времена. Как сделать видеозвонки эффективными: пять советов Совет №1. Заранее продуманная структура Как уже отмечалось, отсутствие структуры и четкой цели встречи может раздражать других участников звонка. Они не будут понимать, зачем тратить на это время. Структура же поможет сделать встречу четкой и продуктивной, не забыть важные темы для обсуждения. А если двигаться по плану, то еще и удастся четко укладываться во время. Разработать структуру поможет: план обсуждения; расписание онлайн-встречи (адженда); модератор встречи (при необходимости); минимальное время на выступление; цель и целесообразность встречи. Не забудь убедиться, что все важные участники обсуждения могут быть на связи в выбранное время. Совет №2. Контролируй время Начинай обсуждение вовремя. Если кто-то из коллег опаздывает, но это не критично, начинай встречу. Пусть человек присоединится позже. Следи, чтобы другие участники не отходили от темы. Это может задержать встречу и увести от фокуса обсуждения. Сразу информируй других, что на обсуждение определенного вопроса есть установленное количество времени, например, 15 минут. Это будет стимулировать концентрироваться на теме и не отвлекаться. Совет №3. Согласовывай следующие шаги и устанавливай дедлайны Обсуждение должно приводить к определенным действиям и решениям. Если в конце звонка участники не поняли, что делать дальше и какой план действий — встреча прошла напрасно. Убедись, что все задачи четко сформулированы и донесены до людей, которые будут за это ответственны. Если же задачи ставят тебе, убедись, что все понял(-а) и не осталось дополнительных вопросов. Если они есть, лучше не переносить их на потом, а спросить сразу. Совет №4. Подводи итоги и закладывай время для вопросов Следует планировать время встречи так, чтобы успеть обсудить не только основные пункты, но и возможные вопросы участников и подвести итоги. Лучше всего подытожить встречу краткими тезисами: что обсуждено, какие решения приняты, кто и за что отвечает. Такой результат поставит окончательную точку в диалоге и подтвердит, что незакрытых вопросов не осталось. Не забудь убедиться, что у участников нет вопросов, только после этого можно завершать встречу. Совет №5. По возможности собирай обратную связь о видеовстрече Отзыв важен для оценки эффективности проводимой встречи. Благодаря ему можно выявить недостатки коммуникации и исправить их. А также просьба об отзыве дает участникам чувство, что к ним прислушиваются. Конечно, не нужно устраивать подробный опрос с десятками вопросов и вариантов ответов. Достаточно спросить, как участники оценили бы производительность встречи от 1 до 10. Также полезно собрать замечания и предложения относительно следующих встреч. Проблемы с техникой могут вызвать не только неудобства во время видеовстреч, но и замедлять работу. Некоторые технические неисправности можно устранить самостоятельно. Мы рассказали, почему пищит ноутбук и что с этим делать. Не пропускай самое интересное, подписывайся на наш Telegram-канал. А еще у Вікон есть крутой Telegram и классная Instagram-страница.Подписывайся! Мы публикуем важную информацию, эксклюзивы и интересные материалы для тебя. Теги: Бизнес, технологии Источник LIGA.net Если увидели ошибку, выделите её, пожалуйста, и нажмите Ctrl + Enter