Ти можеш мати гроші, можеш не мати грошей, але якщо у тебе є друзі та теплі контакти — у тебе буде все.
Цей інсайт я виокремила за два тижні до свого дня Х і тепер повторюю його всім близьким. Оскільки Вікна стали мені родиною, то й читачі Вікон — близькі серцю люди. Тож і з тобою поділюся!
Це не буде звичний текст за структурою. Я уникатиму формальних зворотів та намагатимусь говорити так, наче сиджу навпроти тебе за столом своєї кухні й ділюся враженнями від прожитого.
Цей матеріал є для мене особливим. Бо ще ніколи раніше я не олюднювала себе так відкрито, як тут. Тож про те, як стати організаторкою заходу без попереднього досвіду, інсайти та важливі нотатки — читай далі у матеріалі для vikna.tv.
Я досі не вірю, що це відбулось
Ідея створення Словолюбів виникла на фоні думок про власну реалізацію. Я працюю, намагаюсь допомагати зі зборами для ЗСУ, інколи відкриваю допоміжні банки, але цього — недостатньо.
Я давно відвідувала літературники та квартирники. Але у Львові мені цього бракувало. Тож концепція була готовою вже за кілька хвилин роздумів: блок з віршами, блок з музикою, ярмарок та їжа.
Бажання реалізувати щось своє, але бути “на часі” та корисною для війська, створило Словолюбів.
Мої друзі довго не могли зібрати 200 тис. грн на купівлю евакуаційного авто для 2 батареї 2 артилерійського дивізіону 156 ОМБр. Тож я вирішила допомогти саме їм, відкривши допоміжну банку на 100 тис. грн.
До такого вигляду, яким проект побачили гості 16 серпня, його довела ціла команда моїх друзів, де кожен та кожна мали свою сферу відповідальності та експертизи.
Скажу відверто: доки ідея живе лише у твоїй голові, відмовитися від неї дуже легко. Ти не відчуваєш відповідальності, бо цей задум поки не набув ніякої фізики.
Та коли ти поділишся цим з кимось іще — вважай, шляху назад немає.
Першою цим я поділилася зі своєю близькою подругою Веронікою. Колись нас познайомили Вікна, а потім робочі стежки розділилися. Та дружба від цього лише укріпилася.
Тож, по-перше, для мене було очевидним, що саме Ніка підтримає будь-яку мою ініціативу. А, по-друге, вона працює з бізнесами та у сфері комунікацій, тож це +1 покрита сфера майбутнього проекту.
Звісно, вона погодилася. І я їй за це щиро вдячна.
За якийсь час ми зрозуміли, що удвох не впораємося. Почався шлях набору команди, і саме у той період життя підкидало мені корисні знайомства з талановитими та приємними людьми.
Так у проекті зʼявилася графічна дизайнерка Таміла. Надалі її робота постійно привертала увагу користувачів, наш дизайн хвалили, він запамʼятовувався.
Наостанок, мій близький друг Станіслав, з яким дружба триває ще з моєї середньої школи, погодився стати комунікаційником. І я жодного разу не пошкодувала, що розподілила ролі у команді саме так.
Бо коли мені, запальній за характером, вже зривало дах, Стас міг спокійно та приємно відповідати на сотні запитань, що виникали щодня.
Тож я вважаю, що саме правильний вибір команди гарантує тобі успіх у справі. Труднощі будуть, але їх легше проходити пліч-о-пліч з людьми, які вже добре тебе знають.
Чи не найбільшим викликом для мене став абсолютно новий досвід — керівниці. І конотація цього слова — не посада, а ті кураторські та комунікаційні обовʼязки, які передбачають у такому випадку.
Ще один важливий інсайт, який я усвідомила завдяки такому досвіду: помилки нічого не говорять про людину, але те, як вона на них реагує, красномовніше за всі слова.
Коли я нервувала, могла різко відповідати. Але потім завжди за це просила вибачення. Зрештою, це врятувало не лише наш проект, а й особистісні стосунки.
Як стати організаторкою заходу: інструкція
Очевидно, я жартую — жодної інструкції не існує. Але як людина, яка вже отримала такий досвід, можу впевнено заявити: братися за організацію чогось масштабного варто лише тоді, коли ти відчуваєш у собі надлишок енергії та ініціативи.
Особливо, якщо це стосується фінансових зобовʼязань.
Отож Порада №1. Сміливо йди в організацію будь-чого, якщо відчуваєш у собі силу та ресурс.
Від ідеї у моїй голові до реалізації Словолюбів минуло трохи більше ніж чотири місяці. За цей час я стикнулася лише з двома форс-мажорними ситуаціями: коли перша локація в односторонньому порядку розірвала договір оренди та скасувала наш захід на своїй території, а також коли за два тижні до події фотографиня повідомила, що не зможе бути на заході.
Обидві ситуації підводять мене до висновків:
- якби не мій ресурс, організм не зміг би мобілізуватися та швидко, протягом двох днів, знайти й нову локацію, і фотографку;
- більше жодних домовленостей “на словах”. Навіть якщо це твої знайомі — оформлюй робочі стосунки та зобовʼязання документально.
Звідси й Порада №2: форс-мажори точно будуть, в цьому нічого критичного немає. Головне — знати, до кого звернутися у випадку екстреної потреби.
Я дуже боялася, що під час самого заходу щось піде не за планом А. Не запрацює апаратура. Піде дощ. Не зберуться люди. Бізнеси, представлені на ярмарку, будуть чимось незадоволені.
Я переймалася цим так сильно, що в мене погіршився сон. Могла прокидатися серед ночі від того, що у голові калейдоскоп з думок: “Що робити, якщо..?”; “Куди іти, коли..?”; “Спершу треба це, а потім…”.
На щастя, всі переживання були марними. Під час заходу не відбулося абсолютно нічого непередбачуваного та критичного. Але за тиждень до події, я усвідомила: нічого такого статися й не може. Бо я все підготувала.
А якщо щось і станеться — я знаю чимало людей, які можуть допомогти.
Порада №3 стосуватиметься грошей та фінансових зобовʼязань. Ми з командою розуміли, що покривати собівартість заходу доведеться самотужки, з власних зарплат та заощаджень. Адже 100% прибутку йшло напряму на збір.
Вероніка одразу запропонувала шукати спонсора. Ми робили це вперше, тож йшли навпомацки. Зі зрозумілих причин, девʼятеро з десяти відмовили. Бо у нас не було досвіду.
Та на десятий раз — пощастило. Теж не без допомоги теплих контактів.
Людина, яка погодилася частково покрити наші витрати — меценат, який просто вірить в українську молодь.
Богдан Йосипович під час особистої зустрічі побачив, мабуть, двох дуже знервованих (але я — більше, ніж Вероніка) молодих дівчат, які інколи заговорюються і нервово пʼють воду, коли завмирає незручна пауза.
Але наприкінці він сказав: “Бережіть одна одну, бо ви — як два веслярі одного човна. Одна має гребти вправо, а інша — вліво, щоб човен йшов вперед, а не крутився на одному місці”.
Тож ще один висновок: краще довіритися людині, яка вам ближча за цінностями. Це стосується і спонсорів, і членів команди.
Фінансова частина проекту зобовʼязує тебе до документальної звітності. На щастя, тут мені допомогла інша моя подруга, Марія. Без її юридичних консультацій було б важче.
Тож Порада №4: не нехтуй документацією. Це правильно. Це додає ваги твоїм словам та намірам. Гроші мають бути перераховані, розподілені, а всі дії — зафіксовані на папері.
Далі буде короткий список, який не вимагає пояснень, але ці пункти важливо враховувати під час організації свого заходу.
- Плануй організацію завчасно — що треба зробити, хто за це відповідальний, кінцеві терміни готовності тощо.
- Розподіли ланки відповідальності так, щоб не перевіряти роботу за кожним членом команди. Для зручності можна налаштувати допоміжні програми з трекінгом завдань: Trello, Notion тощо. Я також щотижня надсилала у груповий чат список завдань з розподілом, хто за що відповідальний і з указаним дедлайном біля кожного завдання.
- Поважай свій та чужий особистий час. Завчасно домовся про це з командою. Так, зазвичай подібні проекти робляться у позаробочий час і у будні може не вистачати вільних годин на це. Але краще робити дні тиші у чатах, щоб всі мали змогу відновитися.
- Не відкладай останні етапи підготовки. Справді, тут не працює правило “все в останній день”. Я вдячна собі, що намагалася зробити деякі завдання завчасно, щоб за два-три дні мати можливість підготуватися до важливого дня морально та фізично.
- Не нехтуй можливістю особистих соціальних мереж. Коли ми почали активно рекламувати захід, замовляли рекламу в популярних каналах з подіями у місті. На мій подив, звідти на подію прийшло всього 3% відвідувачів. 81% — з наших особистих сторінок в Instagram.
- Вір у себе та власне мету! Відверто — це той опірний стовпець, який тримав мене у складні періоди підготовки.
Зараз, озираючись на весь пройдений шлях, я з упевненістю можу сказати: ми зробили це на голову вище, ніж планували. І я б точно погодилася на цю авантюру знову.
Цілком можливо, що так воно і буде. Згодом. А поки я дописую цей текст і щиро радію, що ми, спільно з партнерами та просто небайдужими, зібрали понад 100 тис. грн для армійців зі 156 ОМБр.
Долучитися до банки можеш і ти, адже кінцева мета — 200 тис. грн на придбання евакмобіля.
Матеріали з циклу Власний досвід можуть допомогти тобі у розвʼязанні нагальних питань, або пізнанні цікавого та нового. Раніше ми розповідали тобі, як це — жити на дві країни та до чого бути готовим українцям у Чехії.
Більше відео? Ексклюзиви, інтерв’ю, смішні шортси і не лише – зазирай на Youtube Вікон. З нами затишно!