Ефективні відеозустрічі: секрети якісного робочого спілкування онлайн

З початком COVID-19 багатьом довелося познайомитися з мистецтвом відеозустрічей. Повномасштабна війна перемістила в онлайн-всесвіт ще більше працівників різних професій. 

Здавалося б, це хороший вихід зі складної ситуації, однак спілкування й робоча комунікація в онлайні, на жаль, далеко не у всіх компаніях на належному рівні. 

Це не лише провокує міжособистісні непорозуміння, а й сповільнює робочий процес, що в результаті впливає на життєдіяльність фірми чи компанії.

Порадами, як комфортно влаштувати онлайн-комунікацію та зробити її ефективним помічником в роботі, поділилася операційна директорка в компанії Wezom Academy Олександра Стеценко. 

Думаєш, проблем немає? Що не так з відеозустрічами

Для більшості звучить дивно, що такий зручний варіант комунікації, як відеозустрічі, може виявитися тим, що заважає ефективній роботі. 

Щоб з’ясувати, як усе насправді, американська консалтингова компанія Korn Ferry провела опитування близько 2000 людей, які постійно беруть участь у робочих відеозустрічах. Результати показали:

• 51% опитаних вважають, що часті обговорення робочих питань потребують забагато часу та відволікають від безпосередньої роботи;
• 6% зізнаються, що витрачають понад 10 годин на тиждень на непродуктивні відеозустрічі та дзвінки. 15% витрачають на таку комунікацію п’ять-десять годин щотижня;
• 34% витрачають близько двох-п’яти годин на тиждень. Ще 34% — близько однієї-двох годин на тиждень.

Окрім того, що відеозустрічі займають багато часу, вони можуть відверто дратувати учасників. Цьому сприяють.

1. Технічні проблеми, погана якість відео та звуку.
2. Затримки в часі. Коли більшість учасників уже чекає зустрічі, а вона з якихось причин не розпочинається. Якщо ти розумієш, що не встигаєш провести її в зазначений час, повідом про це інших завчасно.
3. Вихід за встановлені часові межі. Важливо не перевищувати встановлений часовий ліміт зустрічі, адже в інших учасників є свій графік та плани — не порушуй їх та вдало розраховуй час.
4. Постійні перенесення та зміни в часі. Усі учасники зустрічі мають спланувати власний графік так, щоб потрапити на дзвінок. Кожне перенесення змушує перекроювати графік, що провокує роздратування.
5. Відсутність зрозумілої та доцільної мети зустрічі. Став чітку мету та доводь її до відома усіх учасників.

Подбай про те, щоб усі чітко розуміли, навіщо організований дзвінок, які питання будуть вирішуватися, яка інформація потрібна від учасників та яка мета обговорення. 

Та попри всі ці недоліки дистанційна робота залишається виграшним варіантом для багатьох компаній та співробітників.

Передусім — це питання безпеки для життя, адже в Україні все ще триває повномасштабна війна. Однак такий формат має великі шанси лишитися й після нашої перемоги. 

Саме тому проблему з поганою ефективністю відеозустрічей слід вирішувати, а не відкладати на кращі часи.

Читати на тему

Материнство і робота: як жінці підготуватись до повернення на посаду після декретної відпустки

Читай, як жінці підготуватись до виходу з декретної відпустки та повернення на роботу.

Як зробити відеодзвінки ефективними: п’ять порад

Порада №1. Завчасно продумана структура відеозустрічі

Як ми вже зазначили, відсутність структури та чіткої мети зустрічі може дратувати інших учасників дзвінку. Вони не розумітимуть, навіщо витрачати на це свій час.

Структура допоможе зробити зустріч чіткою та продуктивною, не забути важливі теми для обговорення. А якщо рухатися по плану, то ще й вдасться чітко вкладатися в час. Розробити структуру допоможе:

• план обговорення;
• розклад онлайн-зустрічі (адженда);
• модератор зустрічі (за необхідності);
• мінімальний час на виступ;
• мета та доцільність зустрічі.

Не забудь переконатися, що всі важливі учасники обговорення зможуть бути на звʼязку у вибраний час. 

Порада №2. Контролюй час

Починай обговорення вчасно. Якщо хтось із колег запізнюється, але це не критично, починай зустріч. Нехай людина приєднається пізніше.

Слідкуй, щоб інші учасники не відходили від теми. Це може затримати зустріч і відвести від фокуса обговорення.

Одразу інформуй інших, що на обговорення певного питання є визначений час, наприклад, 15 хвилин. Це стимулюватиме концентруватися на темі та не відволікатися. 

Порада №3. Погоджуй наступні кроки та встановлюй дедлайни

Обговорення має призводити до певних дій та рішень. Якщо наприкінці дзвінка учасники не зрозуміли, що мають робити далі та який план дій — зустріч пройшла марно.

Тож переконайся, що всі завдання чітко сформульовані та донесені до людей, які за це відповідатимуть.

Якщо ж завдання ставлять тобі, то переконайся, що ти все зрозумів(-ла) й не лишилося додаткових питань. Якщо ж вони є, краще не переносити їх на потім, а запитати одразу. 

Порада №4. Підбивай підсумки та закладай час для запитань

Варто планувати час зустрічі так, щоб встигнути обговорити не лише основні пункти, а й імовірні запитання учасників та підбити підсумки. 

Найкраще —  підсумувати зустріч короткими тезами: що обговорено, які рішення ухвалено, хто і за що відповідає.

Такий підсумок поставить остаточну крапку в діалозі та підтвердить, що незакритих питань не лишилося. Не забудь переконатися, що ні в кого немає запитань. Тільки після цього можна завершувати зустріч.

Порада №5. За можливості збирай зворотний зв’язок про відеозустріч

Відгук важливий для оцінки ефективності проведеної зустрічі. Завдяки йому можна виявити недоліки комунікації та виправити їх. А також прохання про відгук дає учасникам відчуття, що до них прислуховуються.

Звісно, не потрібно влаштовувати детальне опитування з десятками запитань та варіантами відповідей. Досить запитати, як би учасники оцінили продуктивність зустрічі від 1 до 10. Також корисно зібрати зауваження та пропозиції щодо наступних зустрічей.

Проблеми з технікою можуть не лише спричиняти незручності під час відеозустрічей, а й сповільнювати роботу.  Деякі з технічних несправностей можна усунути самостійно. Ми розповіли, чому пищить ноутбук та що з цим робити. 

А ще у Вікон є крутий Telegram та класна Instagram-сторінка.
Підписуйся! Ми публікуємо важливу інформацію, ексклюзиви та цікаві матеріали для тебе.